Как планировать работу, чтобы получать максимум от каждого дня

Nokia разработала систему современного дизайна, основанную на принципах дизайн-мышления. Планирование начинается с сознательного отказа от мысли, что можно просто работать.

Постоянные встречи, поток сообщений и звонков создают иллюзию продуктивности. Кажется, что успеваешь многое, а на самом деле мало что делаешь.

Вы более продуктивны, когда у вас есть четкое представление о том, что вы делаете, когда и почему. Это позволяет вам достигать личных и профессиональных целей и быть сосредоточенным и эффективным без чрезмерных усилий.

Многозадачность — это миф.

На самом деле мы работаем на основе постоянного внимания, и в фокусе может быть только ограниченное количество идей. Выполнение сложных задач — это решение множества мелких по очереди. Сосредоточенность — это самое ценное, что мы все легко отвлекаемся.

Как управлять своим днем

Следите за временем и энергией

Дни и часы относительно легко планировать. Однако календарь не показывает, сколько энергии вам нужно для выполнения или подготовки стратегии компании. Рассмотрим оба из них.

Ключом к поддержанию продуктивности является частое восстановление. Отдых помогает оставаться в форме. Это справедливо как для физической, так и для умственной работы. Для экономии и накопления энергии воспользуйтесь следующими советами.

• Делайте перерывы. Короткие перерывы в напряженной работе помогают дольше оставаться сосредоточенным. Хитрость заключается в том, чтобы найти оптимальный ритм для разных видов задач. Больше занимайтесь спортом, двигайтесь по офису или отправляйтесь на прогулку.
• Работа в потоке. Сосредоточьтесь на одной задаче или серии похожих заданий, чтобы не тратить энергию на переключение между темами.
• Выспаться. Хороший сон необходим, чтобы быть энергичным.
• Следите за своим питанием. Соблюдение здоровой диеты с регулярными здоровыми закусками поможет вам оставаться энергичным.
• Подарите себе выходные. Праздники и продолжительный отдых способствуют накоплению энергии.

Составьте списки

Они позволят сосредоточиться на приоритетах и ​​не держать в памяти несколько задач. Корректируйте контрольные списки в течение дня, чтобы оценить их актуальность и решить, что делать дальше.

Подружитесь с GTD

В ставшей уже классической системе тайм-менеджмента Getting Things Done Дэвид Аллен превратил идею списка в безупречный способ управления всем. Техника требует корректировки и дисциплины. Рекомендуем изучить его подробно, но вот несколько ключевых моментов.

• Соблюдайте правило двух минут. Если в вашем списке есть задача, которая займет всего пару минут, решите ее немедленно.
• Спросите себя, что дальше. Разработать большой проект сразу может быть слишком сложно. Это вызовет блокировку в вашем сознании. Вместо задачи «Сделать презентацию» добавьте в чек-лист «Подготовить план выступления» или «Начать исследование вопроса».
• Делайте еженедельные обзоры. Периодически выделяйте время, чтобы разобраться с беспорядком в задачах, почтовых ящиках и списках.
• Погрузитесь в поток. На индивидуальном уровне речь идет о поиске наиболее эффективного способа выполнения задачи — своего рода личной производственной линии.

Делегируйте свои задачи

Кажется, очень легко позволить другим людям решать за вас. Однако вы сами должны уметь четко ставить задачи и быть дисциплинированными. Это часто пугает.

Концепция персонального аутсорсинга была популяризирована Тимом Феррисом в его книге «Как работать 4 часа в неделю, не торча в офисе круглосуточно, жить где угодно и разбогатеть». Автор отмечает, что следует исключить из плана своего дня задачи, которые кто-то другой может сделать дешевле, чем вы.

Вырабатывайте привычки

Когда вы решаете повторяющиеся задачи, ваш мозг использует меньше энергии. Определите задачи, которые вам приходится выполнять неоднократно в автоматическом режиме, и превратите их в ежедневные ритуалы.

Планируйте свою жизнь, а не только работу

Некоторых беспокоит идея баланса между работой и личной жизнью. Кажется, что эти понятия противоречат друг другу. На самом деле нерабочая сфера поддерживает рабочую и в то же время предъявляет к вам требования. Вы должны убедиться, что вкладываете время и энергию во все, что важно для вас.

Концепция баланса не проста. Иногда вам нужно выложиться на полную, чтобы открыть больше возможностей или отреагировать на кризис. Это нормально и необходимо. Но если вы планируете дни, вы знаете, что работа может вытеснить семью, общение и физические упражнения лишь на короткое время. Нам необходимо обеспечивать себя не только различными продуктами питания, но и развивать различные виды деятельности — общение, игры, упражнения, сосредоточенность и другие.

Ставьте конкретные цели

Решить, на что обратить внимание и как распределить ресурсы, гораздо проще, если у вас есть четкая цель.

Постановка целей — это не просто хороший жизненный совет. Это связано с вашей производительностью каждый день. Понимание того, почему вы идете на работу, снижает уровень беспокойства и делает вас более продуктивным.

Повышайте продуктивность с помощью дизайн-мышления

Думайте о сегодняшнем дне как о прототипе. Что бы вы изменили?

Тим Браун

один из основателей IDEO

Тим Браун популяризировал применение принципов дизайн-мышления к бизнес-задачам и повседневной жизни.

• Создайте благоприятные условия. Это означает, что рядом есть нужные люди, правильная атмосфера и нужные инструменты.
• Учиться на ошибках. Они жизненно важны в процессе поиска наилучшего решения. Когда планы рушатся, подумайте, чему вы можете научиться на этом опыте и что можно улучшить в следующий раз.
• Ограничьте себя. Мы считаем, что творческие умы не могут работать в определенных пределах. Чего они действительно жаждут, так это устоявшейся структуры, в рамках которой можно творить. Если вы ограничены работой и личной жизнью, то при планировании дня развивайте творческое и стратегическое мышление.

Nokia разработала набор инструментов планирования, основанных на идеях дизайн-мышления. Они подкупают тем, что не ратуют за какую-то конкретную схему, а предлагают выбрать определенный подход к составлению своего расписания.

Смотреть

Чтобы спланировать свой день, сначала нужно понять, как вы работаете. Это может быть сложнее, чем кажется, так как требует строгости.

• Ведите рабочий дневник в течение нескольких дней. Запишите, что вы делали каждый час. Укажите свои эмоции и уровень энергии.
• Составьте расписание на день. Отслеживайте, как вы его придерживаетесь.
• Опишите плохой день и хороший день. По вашим заметкам или по памяти. Что не работает? Что тебя останавливает? И наоборот.
• Будьте беспристрастны. Проанализируйте свои действия несколько отстраненно. Например: «Интересно, почему я все время оставляю окна открытыми?»
• Напишите о себе. Что вы делаете хорошо, когда это происходит, что вам нужно для хорошей работы? Когда что-то идет не так? Какие привычки полезны для вас, а какие мешают?
• Получать отзывы. Попросите коллег поделиться впечатлениями о вас. Считают ли вас сотрудники организованными, счастливыми и эффективными? Где вы могли бы улучшить свою работу? Расскажите о себе и спросите, согласны ли с этим ваши коллеги.

Установите свои приоритеты

Чем чаще вы к этому возвращаетесь, тем эффективнее вы можете быть. Когда все сходит с ума, и вы не знаете, что произойдет дальше, возьмите тайм-аут. Определите или пересмотрите свои приоритеты.

Как спланировать свой день

Ключевая идея не в том, чтобы сразу перевернуть жизнь в больших масштабах. Речь идет о том, чтобы каждый день вносить изменения и учиться на своих ошибках.

Начните утро с набора вопросов:

• Чего я хочу добиться сегодня?
• Что мне нужно для этого?
• Сколько времени у меня есть?
• Где я должен быть?

Ваша цель при планировании дня — устойчивая продуктивность.

Списки говорят вам, что делать, календари говорят вам, когда. Чтобы все работало вместе, объединяйте похожие задачи и разделяйте большие. Ведь гораздо проще закрыть один легкий вопрос, чем развивать часть большого проекта.

Теперь, когда вы наблюдали за собой и знаете, когда у вас высокий уровень энергии, будь вы сова или жаворонок, вы готовы к правильному распределению задач. Кроме того, нужно контролировать перерывы и находить время для физической активности и общения с друзьями.

Защити свой день

Вкладывая время и внимание в планирование, вы защитите себя от соблазна вернуться к вредным привычкам. Удалив ненужные задачи, вы выиграли минуты и часы, которые легко потратить на другие дела. Хаос в мире в целом может быть слишком велик, чтобы его игнорировать.

Никто не работает в вакууме. Ситуации меняются, и ваш план должен быть достаточно гибким, чтобы трансформироваться вместе с ними. Вот несколько принципов, благодаря которым вы можете сохранить свое расписание.

• Предотвратите отвлекающие факторы. В своей книге «Думай медленно… Решай быстро» психолог Даниэль Канеман пишет, что лучший способ сохранять концентрацию — это как можно раньше остановить цепь событий.
  Если вас о чем-то спросят, когда вы заняты, скажите об этом и предложите перенести разговор. Чтобы игнорировать шум в офисе, можно использовать наушники или устроить рабочее место в кафе, конференц-зале, комнате отдыха.
  Отключите оповещения, приложения и программы, которые не нужны для выполнения задачи. Просмотрите все сообщения, загрузите нужные файлы, прежде чем начать. Если вы не ожидаете срочного звонка или электронного письма, переведите телефон в авиарежим.
• Управляйте собраниями. Они помогают любой команде поддерживать связь, делиться идеями и планами. Однако если встречи не скоординированы, они затягиваются, становятся неорганизованными, отвлекая от дела, а не поддерживая его.
• Работа с электронной почтой. Выделите время для проверки почтового ящика и не поддавайтесь искушению делать это каждые несколько минут.
  Каждый должен найти то, что ему подходит. Но рекомендуемый подход — быстрая сортировка срочных сообщений утром и ответ на них, подавление желания отвечать на несрочные, а затем целенаправленная очистка почтовой программы.
• Объявить о банкротстве по электронной почте. Если у вас в папке «Входящие» 10 000 непрочитанных сообщений, то понятие «Входящие» становится довольно бессмысленным. По общему признанию, вы, вероятно, потеряли контроль над своей электронной почтой. Возможное решение — удалить все и начать заново.
• Добейтесь нулевого поступления. Дэвид Аллен считает, что почтовые ящики — это не суррогатные списки задач или системы хранения файлов. Работа с письмами должна строиться следующим образом: ответили, переслали, делегировали, получили информацию, удалили или оставили для последующего прочтения. Когда у вас 0 почтовых ящиков, сообщения никогда не будут забыты.

На какие принципы можно положиться, когда мир рушится

• Проверьте цель. Вы должны убедиться, что проект дня служит вашей цели. Чего вы хотите добиться в своей работе.
• Улучшайте свои прототипы. Каждый день — это тип, и вы учитесь на ошибках и неудачах, а не разочаровываетесь.
• Установите свои приоритеты. Когда что-то изменится, и вы не знаете, что делать дальше, вернитесь и просмотрите их.

Читайте также 🧐