Как расставить приоритеты, если вы постоянно перегружены делами

Когда вы тонете в море задач и обязательств, даже решить, что делать в первую очередь, может быть сложно. В такой ситуации важно смириться с тем, что успеть все просто физически невозможно, и выделить самое главное. Иначе стресс и чувство вины не дадут вам покоя.

Что должно быть в приоритете

У каждого будут свои определенные задачи, но есть несколько сфер жизни, которым всем нам стоит уделить больше внимания. Именно они помогают вам приблизиться к вашим долгосрочным целям и сделать жизнь стоящей. Тем не менее, многие игнорируют их месяцами или даже годами. Попробуйте переместить их в начало списка дел.

1. Здоровье

Здоровый образ жизни чаще всего отходит на второй план. Мы отказываемся от прогулок в парке и тренировок, чтобы закончить дела, или выбираем фаст-фуд, чтобы не тратить время на готовку.

Результаты таких решений накапливаются и начинают влиять на все сферы жизни. Фаст-фуд не дает достаточно энергии, чтобы хорошо работать. Стресс и раздражительность, возникающие из-за того, что мы не заботимся о себе, заставляют нас набрасываться на наших близких. В результате страдает не только физическое самочувствие, но и психическое, ухудшается эмоциональное состояние. Так что напомните себе: здоровье — основа всего.

2. Сон

Готовимся к экзаменам, заканчиваем реферат, засиживаемся допоздна за просмотром сериала — мы выбираем что угодно, только не сон. Кажется, что сократив его, мы выиграем несколько дополнительных часов для нашего бизнеса. Но цена за это очень высока.

Вы наверняка ощутили на себе эффект недосыпа: усталость, раздражительность, неспособность сосредоточиться и продуктивно что-то делать. Но, как показывают исследования, постоянное отсутствие отдыха приводит к куда более серьезным проблемам: от заболеваний сердечно-сосудистой системы до ухудшения работы головного мозга. Не пренебрегайте сном.

Научитесь легко просыпаться 😴

3. Отношения с близкими

В моменты напряжения мы часто запускаем отношения с близкими людьми, полагая, что они никуда не денутся и мы просто вернемся к общению, когда у нас будет больше времени. И вот мы пропускаем детский концерт из-за рабочей встречи или забываем поздравить друга с днем ​​рождения, потому что мысли заняты делами. Такие мелочи накапливаются и портят отношения, восстановить их потом сложно.

Уделите время укреплению семейных и дружеских связей, чтобы вам не пришлось сожалеть о том, что вы упустили. Вот несколько советов, которые помогут в этом:

• Сделайте первый шаг. Не ждите, пока другие что-то предложат. Будьте тем, кто поддерживает связь и приглашает семью и друзей.
• Определите для себя, по чему вы не будете скучать ни за что на свете. Когда-нибудь вам неизбежно придется сделать выбор в пользу работы или других обязанностей. Но должны быть и ситуации, которыми нельзя пренебрегать, например годовщина свадьбы или помощь другу в трудную для него минуту.
• Поддерживать связь. Мы все заняты, но это не повод терять контакт. Звоните, пишите, поздравляйте близких с победами, выражайте сочувствие неудачам, благодарите и обращайтесь просто так.

Попробуйте другие варианты 👨‍👨‍👧‍👦

4. Продуктивная работа

Тяжелая работа и продуктивная работа — не обязательно одно и то же. Можно работать с утра до ночи, но получать минимальные результаты. Поэтому важно действовать не просто усердно, а с умом: работать углубленно, концентрироваться на задачах, которые помогают расти, в том числе профессионально. Ищите и определяйте приоритеты возможностей, которые позволяют вам узнавать новое и делать то, что вас вдохновляет.

Что сделать приоритетным

Чтобы поднять что-то в своем списке дел, вы должны отказаться от чего-то еще. Вот несколько вариантов занятий, исключение которых освободит ваше время и силы.

1. Социальные сети и распространение контента

Проверка того, был ли новый человек опубликован в Instagram* или Twitter, не должна быть вашим приоритетом. Кэл Ньюпорт, автор книги «Цифровой минимализм», советует: «Сосредоточьтесь на небольшом количестве тщательно отобранных онлайн-действий, которые поддерживают ваши ценности, и незаметно пропустите остальные».

Чтобы упростить этот процесс:

• Следите за тем, на что тратится ваше время. Для этого есть специальные службы. Когда вы увидите, сколько вы тратите впустую, вам будет легче перенаправить это время на что-то другое.
• Усложните себе доступ. Удалите приложения социальных сетей, чтобы вам не было скучно.

Примите к сведению 📺

2. Незначительные задачи

Всегда есть дела, которые отнимают много времени, но не двигают нас вперед:

• проверять почту и отвечать на письма;
• читать накопившиеся сообщения в рабочих чатах;
• выполнять повторяющиеся административные задачи;
• выполнить чью-то настоятельную просьбу.

Такой оборот только отвлекает от главного. Напомните себе, что вы не добьетесь больших целей, если будете постоянно фокусироваться на таких мелочах.

3. Негативное отношение

Мы часто зацикливаемся на неприятных событиях и неудачах, сомневаемся в себе или злимся на других. Это не только портит настроение, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на перемены в жизни. Используйте следующие стратегии, чтобы не застревать в негативных мыслях:

• Соберите коллекцию комплиментов. Когда вам сказали что-то хорошее, похвалили, поблагодарили, сделали комплимент, запишите это в блокнот или сохраните скриншот. Когда у вас плохое настроение, перечитывание добрых слов поможет вам почувствовать себя лучше.
• Следите за своим внутренним диалогом. Когда вы заметите негативные мысли о себе, представьте, что вы говорите то же самое близкому другу или ребенку. Скорее всего, вы обнаружите, что слишком критичны к себе.
• Будьте добрее. Помните, что люди могли причинить вам боль, потому что сами испытали трудности. Но не забывайте быть добрым к себе. Если вы чувствуете, что человек токсичен, защищайте свои границы или прекратите общение.

Как расставить приоритеты в том, что важно

1. Объедините все задачи

Наверняка у вас есть список рабочих задач и личных задач, а в голове постоянно крутятся разные идеи. Поэтому очень сложно понять, что брать в первую очередь. Поэтому первым делом нужно собрать все дела в одном месте и отметить, к какому сроку они должны быть выполнены. Для этого можно использовать бумагу или сервисы вроде Trello и Todoist.

2. Избавьтесь от отвлекающих факторов

Блокируйте доступ к сайтам, которые занимают много времени. Вы можете делать это на весь день или на определенный период, когда вам нужно работать, не отвлекаясь. Если это не вариант для вас, хотя бы отключите ненужные уведомления.

Читайте инструкцию 🛑

3. Не поддавайтесь желанию переключиться на что-то новое

Всегда будет новая идея или задача, которую нужно решить. Но, переключаясь с одного на другое, вы не продвинетесь в том, что делаете. Даже если вам станет скучно, дайте шанс тому, что вы начали. Не бросайте одну привычку через неделю, чтобы попробовать другую. Не беритесь за новый проект, пока не закончите текущий.

4. Различайте важные и срочные дела

Обычно мы отдаем приоритет задачам со сжатыми сроками, даже если они сами по себе менее важны для нас. Но такие занятия, как звонок бабушке или прогулка, не являются приоритетными, хотя они просто уравновешивают жизнь и дарят ценные воспоминания.

Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения приоритетности задач. Он имеет четыре категории:

• Срочные и важные: важные для вас задачи, которые необходимо выполнить как можно скорее.
• Не срочные, но важные: задачи, которые помогают развиваться — их нужно добавить в календарь.
• Срочные, но не важные: задачи, которые можно делегировать кому-то другому.
• Несрочные и неважные: задачи, от которых нужно отказаться.

Старайтесь делать как можно больше важных дел и минимизировать неважные.

5. Управляйте своей энергией, а не временем

Для этого вам нужно определить, когда вы наиболее продуктивны, и распределить задачи в зависимости от уровня вашей энергии. Например:

• Если вы жаворонок, запланируйте важные дела на утро, когда вы наиболее энергичны.
• Если вы «сова», выполняйте проекты, требующие концентрации, по вечерам.
• Если у вас есть маленькие дети, ваше продуктивное время приходится на те моменты, когда они спят или кто-то еще присматривает за ними. Используйте эти пробелы для ваших приоритетных дел.

Вам может быть интересно ☀️

6. Перечислите свои обязательства

Мы часто берем на себя слишком много, несмотря на то, что наши ресурсы и время ограничены. Поэтому полезно периодически пересматривать свои обязательства:

• Составьте подробный список того, на что вы тратите свое время.
• Разделите эти занятия на категории: карьера, семья, хобби и так далее.
• Решите, сколько времени вы хотели бы потратить на каждую категорию.
• Сократите количество менее важных обязанностей, чтобы хватило ресурсов на самые важные.
• Каждый день составляйте список дел, учитывая наиболее важные для вас категории.

7. Стремитесь как можно скорее «съесть лягушку»

Лягушка относится к самой сложной или неприятной задаче дня. Например, поработать над проектом, которым вы мечтаете заняться, заняться спортом, написать тысячу слов для будущей книги. Обычно такие дела хочется отложить на потом, но лучше сделать их сначала.

Так вы двигаетесь вперед, а все остальное в течение дня будет легче. Если вы будете «съедать лягушку» каждый день, постепенно вы добьетесь больших результатов.

8. Распределяйте задачи по блокам

Это поможет вам выстроить расписание исходя из приоритетов и не тратить время на переключение с одного на другое. Вот как работает этот метод:

• Составьте список дел на день.
• Разделите однотипные задачи на блоки, например, «Работа с почтой», «Написание текста», «Встречи».
• Подсчитайте, сколько времени потребуется для каждого блока.
• Добавляйте блоки в календарь один за другим.
• Переходите к следующему только после того, как закончите предыдущий.
• Перемещайте блоки в календаре по мере необходимости.

Старайтесь, чтобы хотя бы один из блоков был посвящен вашим приоритетам каждый день.

Читайте также 🧐

*Деятельность Meta Platforms Inc. и ее социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории Российской Федерации.